Reuniões de trabalho

Reunião é qualquer tipo de encontro entre os elementos de uma ou várias empresas, em que são estudados diversos assuntos, muitas vezes, visando a tomada de decisões.

Pode-se dizer ainda que é:

• Forma de se debater políticas da empresa.

• Esclarecer mal entendidos.

• Propor novas idéias.

• Ajudar a manter e criar uma equipe.

• Facilitar o comprometimento.

Tipos de reuniões.

Formal –definida, com pauta, data e horário etc.

Informal -convocada de última hora/ por telefone.

Regular ou Ordinária -prevista previamente.

Emergencial/Extraordinária –não prevista.

Horário ideal:

• Manhã -Criativas / Decisórias

• Tarde -Informativas

• Fim do dia –Rápidas

Preparativos da sala de reuniões.

• Disposição geral da sala

• Protocolo ( ordem de precedência, bandeiras, preferências e costumes de visitantes estrangeiros)

Preocupar-se com:

• Organização, limpeza,e conforto (temperatura)

• Decoração.

• Bebidas: Geralmente água (gelada e sem gelo), café e chá; (mesa auxiliar, servir pela direita, início da reunião)

• Evite telefone na sala.

• Coloque um relógio discreto.

• Providencie para que haja cadeiras , blocos de papel, canetas e lápis para todos os participantes.

• Havendo necessidade de gravar a reunião, providenciar fitas suficientes para esse fim.

Participação do profissional de secretariado na reunião.

• Recepcione os convidados na porta.

• Conheça-os pelo nome e cargo, e cumprimente-os pelo nome;

• Quando um participante se atrasar, o encaminhe até a sala sem comentários;

• Anote o nome de todos os participantes

• Saiba ouvir –não emita opinião sem ser chamada(o);

• Faça anotações essenciais

• Mesmo não havendo ata faça uma súmula da reunião e envie cópias aos participantes;

(Data;horário;presentes;assuntos discutidos, decisão ,responsabilidades; prazo)

• Mantenha aparência e postura discretas;

• Sente-se ao lado do líder, fora da mesa.

Participação durante a reunião.

• Dê continuidade ao seu trabalho, mas mantenha-se em stand by.

• Evite interrupções desnecessárias –quando necessário seja discreta; (combine antes os procedimentos para interrupções)

• Lembre seu executivo antes do início da reunião dos compromissos subsequentes.

A atuação do profissional de secretarido após a reunião.

• Terminada a reunião, faça uma vistoria geral na sala. Retire xícaras e copos, esvazie cinzeiros, recolha materiais diversos;

• Providencie a devolução dos equipamentos emprestados ou alugados e quaisquer outros objetos que acaso tenham sido esquecidos pelos participantes do encontro.

• Arquive todos os documentos utilizados durante o evento.

• Deverá ser providenciado um documento (ata) com:

• Descrição das conclusões da reunião;

• As decisões tomadas e os principais argumentos favoráveis e desfavoráveis inerentes a cada decisão;

• Caso tenham sido decididas determinadas ações a empreender, deverão ser indicados quem são os responsáveis e quais os prazos de cumprimento dessas ações.

• Mantenha a calma em caso de aglomeração em sua mesa.

• Verifique com quem a substituiu todos os recados e os transmita por escrito.

                                     Apostila de Secretariado 2012 - Profª Daniele Torres