Correspondências.

Correspondências Recebidas

Faz parte do trabalho do profissional de secretariado receber toda a correspondência e prepará-la para ser recebida pelo executivo.

Com prévia autorização, a secretária(o) deve registrar, abrir, ler, classificar, assinalar os pontos importantes, responder se for o caso, toda a correspondência que chegar as suas mãos. Somente após tais procedimentos, o material deverá ser encaminhado ao executivo em pastas apropriadas para conhecimento e ou providências.

OBS.: - toda correspondência recebida, que houver as observações (confidencial, particular ou pessoal), devem ser encaminhadas ao executivo imediatamente e fechada.

- Jamais deixe qualquer correspondência aberta sobre sua mesa ou na do executivo sem utilizar uma pasta, pois, poderá ser lida por qualquer pessoa e causar sérios problemas.

Tipos de Correspondências

- Particular – troca de informações, entre pessoas com conteúdos pessoais.

- Oficial – troca de informações com órgãos da administração pública municipal, estadual e federal.

- Comercial – troca de informação entre pessoas jurídicas, tratando de assuntos administrativos ou comerciais entre os diversos ramos de atividades existentes.

 Classificação dos documentos

 a) Correspondência Interna – avisos, memorandos, instruções, comunicações internas.

 b) Correspondência Externa – cartas de pessoas e empresas.

 c) Documentos Contábeis e Fiscais – orçamentos, notas fiscais, folhas de pagamento, recibos, duplicatas, notas promissórias, letras de câmbio, cheques, faturas etc.

 d) Documentação de pessoal – currículos, cartas de desligamento e de contratação, cartões de ponto, recibos de pagamentos, relação de empregados etc..

 e) Documentação jurídica – contratos, pendência, escritura, leis e decretos, atas.

f) Documentação técnica – projetos, propostas, relatórios, reclamações, pedidos, requisições.

Vocabulário:

Serviço courier – serviço de entrega rápida e simplificada.

DSE – Declaração Simplificada de exportação

AR - Aviso de Recebimento - É o serviço adicional que, através do preenchimento de formulário próprio, físico ou digital, permite comprovar, junto ao remetente, a entrega do objeto.

Endereçador: serviço gratuito de geração e impressão de rótulos e etiquetas para endereçamento e que permite imprimir também os Avisos de Recebimento.


                                 Apostila Secretariado 2012 - Profª Daniele Torres